In prima battuta e semplicisticamente, tracciare il tempo di lavoro è importante perché ci permette di determinare il costo di un progetto. Ma questo è ben lungi dall’essere la parte più importante della storia. Per noi, il vero valore di monitorare il tempo risiede in ciò che ci insegna su come lavoriamo.

Registrando e controllando le ore, possiamo apprendere dai nostri metodi lavorativi e fare stime più precise in futuro. Inoltre, impariamo ad essere più bravi nel modo in cui impieghiamo il tempo nel corso delle nostre giornate, ad essere più capaci di salvaguardare le risorse del nostro team e, in ultima analisi, miglioriamo la qualità del lavoro. E questo ci rende tutti più felici.

Impostazione

Quando si tratta di un nuovo progetto, stimiamo la distribuzione delle ore e dei ruoli nel tempo, associando un certo livello di impegno previsto alla luce delle richieste pervenute.

Idealmente, chiediamo al team che sarà impegnato sul progetto di stimare anche il proprio tempo di lavoro. Ciò dà a tutti la possibilità di avere voce in capitolo nel processo e nel quadro di riferimento che determinerà le ore effettive di lavoro.

Dopodiché, prendiamo il brief e lo traduciamo in un piano, proponendo pietre miliari e risultati, con una certa flessibilità per far fronte alle incognite, dove possibile.
Una volta che un progetto entra nella fase operativa, verifichiamo regolarmente le nostre stime originali rispetto a quanto accade nella realtà quotidiana e, soprattutto, appuriamo quale sia la migliore soluzione per il compito da svolgere.

Aderire alla la realtà

Come gestiamo nella pratica la faccenda? All’inizio della settimana, chiediamo ad ogni membro del team di controllare quanto tempo è stato a lui assegnato per un task. Se lo ritiene congruo, procede. Altrimenti, se risulta essere sovrastimato o sottostimato, lo segnala e condivide il suo pensiero. Il project manager lavorerà poi con lui per adattare la portata dell’impegno richiesto alle ore di lavoro effettivamente necessarie, aggiungendo o sottraendo del tempo ai suoi tasks o approfondendo l’efficienza del flusso di lavoro. Una volta terminato il lavoro previsto per la giornata, ogni membro inserisce nel nostro tool di time tracking il tempo effettivo impiegato per portare a termine i propri tasks.

Essere chiari

C’è una linea di demarcazione tra il garantire chiarezza e l’eccessiva granularità. Un esempio: una volta una collega ci ha mostrato il suo timesheet, dove aveva registrato 15 minuti per “mangiare una piadina”.

Ingegnerizzare oltremodo il tempo può darci la sensazione di essere monitorati o farci sentire in difetto se le ore attribuiteci non sono adeguate all’incarico assegnatoci. È importante essere precisi, ma il bilanciamento con le aspettative individuali è del tutto accettabile.

Essere motivati

Lo strumento che utilizziamo per rilevare il tempo di lavoro è idealmente un aiuto, non un compito. E registrare le ore al suo interno è un po’ come pulire la propria stanza, è meglio farlo un po’ ogni giorno piuttosto che aspettare di avere un gran casino tutt’intorno.

Il primo passo per motivare le persone a registrare regolarmente le loro ore è eliminare la sensazione di cosa sia “giusto” e cosa sia “sbagliato” inserire. Dite loro di inserire ciò che è vero e segnalate quando le condizioni non sono allineate, e tutto andrà bene.

È anche più probabile che le persone inseriscano le loro ore quando ne comprendono i benefici tangibili. Ciò significa dare a tutti piena visibilità delle ore stimate e di quelle effettive e promuovere al contempo un coinvolgimento attivo nel processo di pianificazione. Quando costruiamo le ore come parte del progetto stesso, la pianificazione risulta essere meno una praticata amministrativa e più una linea guida che informa lo svolgimento del processo di lavoro.

In sintesi

Volendo raccogliere in pochi, semplici punti quanto detto sinora, un’efficace individuazione e gestione dei tempi di lavoro necessita di: